Как автоматизировать дистанционное обучение?

Когда автоматизация действительно необходима?

Под термином eLearning люди понимают много всего. Отдельные файлы, электронные книги, SCORM-курсы, вебинары, модульные учебные программы — это все называется словом “eLearning”, но у всего этого разные механики.

Дистанционное обучение вполне можно реализовать и без автоматизации, допустим, мы выложим для сотрудников электронные книги или дадим ссылки на видео и предложим им почитать и посмотреть.

Но когда у нас в компании работают сотни и тысячи людей, а учебные материалы содержат десятки, сотни, тысячи единиц контента, без автоматизации организовать и проконтролировать проведение дистанционного обучения будет практически невозможно.

Как эффективно автоматизировать дистанционное обучение?

В первую очередь давайте посмотрим, из каких компонентов обычно состоит процесс дистанционного обучения в компании. Это:

Планирование и назначение обучения
Проведение
Итоговые анализ и контроль

На всех этих этапах возможна автоматизация.

Планирование

Есть два варианта организации дистанционного обучения: в режиме “push” и в режиме “pull”. “Push” — это история про обязательное обучение. Pull — это когда мы неким образом поощряем людей, и они учатся сами. Для каждого из этих направлений есть свои подходы к планированию.

“Push”-подход

Начнем с обязательного обучения и рассмотрим 3 варианта его планирования. Наша рекомендация — выбирать платформу, которая поддерживает их все.

1. Автоматическое назначение

Когда речь идет об обязательном обучении, у многих компаний есть определенные правила: кто какие курсы и когда должен проходить. Такие правила могут быть привязаны к принадлежности определенной группе. Группы могут быть самыми разными, например:

должность или семейство должностей
те, кто только приступил к работе в компании
те, кто работает в компании определенное время
те, кто работает в определенных регионах или филиалах

Если все сотрудники в системе привязаны к справочнику типовых должностей, а такая возможность есть в Websoft HCM и в других современных LMS (Learning Management System, Система Дистанционного Обучения), то менеджеру по обучению достаточно для каждой типовой должности указать наборы и последовательности учебных материалов — курсы, тесты, вебинары. Дальше можно настроить автоматизированный процесс, который запускается каждую ночь, и мы увидим актуальную информацию о том, какие люди какие курсы должны пройти, а курсы будут назначаться системой автоматически.

Кроме этого настроить автоматическое назначение курсов можно для людей, проходящих программу адаптации, в которой уже заранее определены все учебные мероприятия.

Если в компании для сотрудников формируются индивидуальные планы развития, то LMS должна уметь назначать всем нужные курсы. Например, в ИПР указано, что человек в третьем квартале должен пройти тот или иной курс. LMS это видит, учитывает, пройдены ли курсы предыдущего этапа — второго квартала, и назначает следующие.

2.Формирование учебной программы

В этом случае автоматически формируется учебный план, он вывешивается на портале, и сотрудники сами могут для себя определять последовательность изучения материалов.

3. Уведомление сотрудника или его руководителя о предстоящем учебном событии. Сотрудник в этом случае может принять решение, записаться в данный момент или нет.

“Pull”-подход

Поговорим теперь о планировании дистанционного обучения при “pull”-подходе, когда сотрудники могут сами выбирать и назначать себе обучение.

Конечно, самый простой путь — дать доступ сотрудникам ко всем материалам и все. Как показывает опыт, этого недостаточно. Нужна мотивация. Нужно стимулировать интерес людей к дистанционному обучению. Как это можно сделать? Самыми разными способами.

Первый вариант — геймификация. Можно настроить в LMS награды, бейджи и связать их с электронными курсами, тестами. Можно награждать людей за определенное количество полученных баллов. Можно настраивать рейтинги, новости, визуализации.
Хорошо работает подход LXP (learning experience). Система предоставляет сотрудникам возможность задать свою область интересов и автоматически, с помощью алгоритмов, формирует рекомендации по обучению. Можно задать области знаний, необходимые человеку в обязательном порядке, и области знаний, интересные лично для него. И далее люди либо получают push-уведомления, либо видят рекомендованное обучение в виджете на главной странице учебного портала или в личном кабинете.

Децентрализация

Это важный момент в организации обучения, который мы обязательно хотим упомянуть в разговоре о планировании.

Инструменты планирования и назначения обучения должны быть не только у HR-специалистов или администраторов системы, но и у других людей: у руководителей, у тренеров. Пусть линейный руководитель видит отчет по своей команде и имеет возможность самостоятельно назначить или порекомендовать курс. Менеджеру по обучению нужно лишь установить правила и раздать права. Это значительно разгрузит HR.

Проведение обучения

Этот этап обычно полностью автоматизирован, но чем здесь бывает автоматизация особенно полезна?

Напоминания

Люди имеют тенденцию курсы назначать и даже начинать, а потом забывать и не завершать. Нужно напоминать людям, чтобы они доходили до конца, и нужно автоматически завершать курсы. Это автоматически делают современные LMS.

Проведение модульных программ

Для марафонов или модульных программ есть отдельный набор автоматизации.

Приведем наш пример. Для обучения сотрудников у нас внутри компании и для обучения клиентов мы создаем достаточно объемные модульные программы: длительность 2-3 месяца, десятки или даже сотни участников, огромное количество разнообразных элементов знаний — электронные курсы, вебинары, записи, электронные книги, тесты, задания, которые проверяют эксперты.

Мы используем собственное решение “Марафон обучения”, в котором есть такие инструменты автоматизации:

welcome-письмо перед каждым модулем курса
оповещение о новых заданиях
отслеживание выполнения необходимых условий для открытия доступа к очередному модулю или определенному элементу модуля
назначение тестирования
уведомления о том, что эксперт проверил задания, дал оценку, написал комментарии
механизмы группового взаимодействия, чаты с экспертами, преподавателями, другими участниками

Доступ к внешнему контенту

Бывают часто ситуации, когда наши клиенты покупают доступ к какому-то внешнему контенту — электронным библиотекам издательств, готовым электронным курсам, видеокурсам, но при этом у компании есть LMS, внутри которой ведется вся статистика. Для таких ситуаций в современных LMS, таких как Websoft HCM, есть возможность интегрировать любые внешние источники материалов со сбором статистики.

Создание контента

Если в вашей LMS есть встроенные механизмы разработки контента, то вы можете:

привлекать в разработку множество предметных экспертов
автоматически согласовывать контент
обрабатывать обратную связь по контенту от пользователей
выставлять сроки для проверки и актуализации контента

Анализ и контроль

Есть несколько способов полноценно анализировать дистанционное обучение.

Сбор обратной связи. Современная система дистанционного обучения по умолчанию собирает множество данных. Тем не менее, есть вещи, которые мы можем узнать только от самих сотрудников. Для этого нам необходима обратная связь. Ее бывает не так просто собрать. Нам надо людям напоминать о ней, автоматизация здесь очень помогает. Плюс можно использовать элементы геймификации — за каждый отзыв назначать какое-то количество баллов.
Интерфейс руководителя. В системе должны быть отчеты, даш-борды, которые помогают понять, что и как происходит, кто как учился, как люди проходят обязательные курсы. Если эти отчеты доступны только HR-администратору, то это крайне неудобно. На местах принять меры могут локальные тренеры, менеджеры, линейные руководители. Поэтому нужно выбирать систему, в которой можно настроить полноценный интерфейс руководителя.
Дайджест. Руководителям очень часто удобно получать дайджест в письме, а не заходить самому в систему, и современная платформа позволяет автоматически формировать и отправлять такие дайджесты руководителя.
Расчет рейтинга курса и рекомендации. Предположим, мы собрали обратную связь и сформировали рейтинги курсов. Дальше эти рейтинги можно обработать в рамках рекомендательных алгоритмов, и люди получают в качестве рекомендованных в первую очередь те курсы, которые получили высокие оценки у коллег. Тогда замыкается цикл, в котором взаимосвязаны планирование, сбор обратной связи и анализ результатов.

Существует большое количество инструментов автоматизации дистанционного обучения, которые делают жизнь и HR-специалистов, и бизнес-руководителей, и экспертов, и тренеров удобнее и проще. Вы можете автоматизировать процессы на каждом из этапов дистанционного обучения — от планирования до анализа результатов, и выбрать для автоматизации те инструменты, которые именно для вас актуальны. С автоматизацией обучение для ваших сотрудников будет организовать гораздо быстрее, проще и эффективнее.

Мы желаем Вам успехов!