Как перенести согласие на обработку персональных данных в электронный формат

В базе кадрового агентства «ProfiStaff» — почти 3 миллиона резюме соискателей. Естественно, что компания ежедневно работает с их персональными данными и каждый раз имеет дело с таким документом, как согласие человека на их обработку. Это требование федерального законодательства и один из самых важных пунктов, на которые обращают внимание проверяющие органы. В 2019 году в «ProfiStaff» решили автоматизировать процедуру, чтобы кандидаты могли подтвердить своё согласие в электронной форме, без посещения офиса.   

Справка проекта

Компания: «ProfiStaff»
Идея: автоматизировать получение согласия на обработку персональных данных и заполнение кандидатом анкеты путём отправки ссылки через WhatsApp или электронную почту.
Срок внедрения: 2 недели.
Представитель компании: генеральный директор Ирина Никулина

«ProfiStaff» – это одновременно кадровое агентство, занимающееся подбором персонала, и компания, оказывающая услуги управленческого консалтинга и обучения. Это отличает компанию от множества агентств, специализирующихся только на подборе персонала. С 2004 года компания помогает партнёрам в выборе наиболее оптимальных управленческих и организационных решений, что помогает экономить время и ресурсы. Среди клиентов «ProfiStaff» – компании, стабильно занимающие лидирующие позиции в рейтинге предпочтений соискателей: флагманы мировой и отечественной экономики, компании малого и среднего бизнеса. Сайт: https://www.profistaff.ru

С чем столкнулись 

С 2007 года кадровое агентство «ProfiStaff» использует E-Staff Рекрутер. В компании нет ни одного сотрудника, который бы не работал в системе, ей пользуются все рекрутеры и даже клиент-менеджеры. Агентство регулярно обновляет программный продукт в соответствии с его собственными изменениями и в силу своих актуальных потребностей. 

Как рекрутинговая компания, «ProfiStaff» является оператором персональных данных. Чтобы функционировать в правовом поле, агентство должно соблюдать требования Федерального закона «О персональных данных». 

Кандидат, чтобы собеседование с ним состоялось, должен предварительно дать согласие на обработку персональных данных. Самой компании необходимо подтверждение, что соискатель эту процедуру прошёл. 

Дать своё согласие человек может в офисе компании, заполнив бумажную анкету, а с внедрением автоматизированного решения ещё и в электронном виде. Для реализации этого сервиса «ProfiStaff» обратились в компанию Datex Software, специалисты которой буквально за 2 недели в соответствии с ТЗ разработали и отладили специальную форму. В ней кандидат может дать своё согласие на обработку персональных данных, буквально проставив «галочку». 

Решение оказалось востребованным сразу с момента внедрения в 2019 году, а в разгар пандемии и вовсе стало спасительным. Когда все граждане были вынуждены соблюдать жёсткий режим самоизоляции, собеседования в «ProfiStaff» продолжились в дистанционном режиме, именно потому, что кандидаты могли дать согласие на обработку персональных данных без посещения офиса. 

Как это работает

• При реализации решения учтены важные особенности законодательства. Когда речь идёт о согласии в электронном виде, то в соответствии с приказом ФСТЭК России выдвигаются определённые требования к серверному оборудованию и классу обработки персональных данных. Так как сервера Datex Software отвечают таким требованиям, то обработку процедуры было решено реализовать именно на них. 
• Сама форма, кроме непосредственно «галочки»–согласия, включает ряд полей о кандидате. Они могут быть предзаполнены самим агентством, так как согласие — адресное, оно направляется конкретному известному соискателю. Благодаря этому человек избавлен от необходимости самостоятельно вносить сведения о себе в поля, а может просто проверить их правильность. Это удобно и экономит время кандидата. 
• Важным для заказчика было то, чтобы форма работала на всех платформах: открывалась не только на компьютере, но и со смартфона и планшета. Для этого она должна быть корректно свёрстана, что тоже удалось реализовать. 
• Изначально согласие планировали отправлять только по электронной почте, но пользователи дали обратную связь, что хотели бы получать его и по другим каналам, например, в WhatsApp. В агентстве говорят, что, если появится запрос на использование ещё какого-то мессенджера, то подключат и его, чтобы сделать процесс максимально удобным для соискателей.  

Масштаб проекта
С момента реализации решением воспользовались до 7 000 человек.

Итоги и результаты

1. Создан удобный сервис для соискателя. Он может дать своё согласие дистанционно без посещения офиса. 
2. Компания выполняет требования федерального законодательства о персональных данных, используя не только привычный бумажный формат согласия, но и дополнительное современное решение в электронном формате.  
3. Прозрачность информации в электронном виде. Все согласия автоматически попадают в систему, и к ним при необходимости всегда можно вернуться буквально в несколько кликов.

Мы жаелаем Вам успехов!