Система мониторинга и управления государственными закупками

Система управления государственными закупками - автоматизированная программная система, которая может быть реализована в двух вариантах:

как система управления и учета государственных закупок для тендерно-договорного отдела;
как общеорганизационная электронная система создания, согласования и учета внутренних заявок на государственные закупки и последующих контрактов на государственные закупки в организации.

При внедрении в первом варианте, для тендерно-договорного отдела, система позволяет:

автоматически контролировать соблюдение лимитов по статьям закупок (как в целом по организации, так и с разбивкой по подразделениям) и вести учет движения доступных денежных средств по статьям и по подразделениям, если нужно - и по каким-либо другим дополнительным параметрам;
производить в электронной форме согласование (визирование) заявок внутри отдела с разграничением (если необходимо) прав доступа к информации о заявках;
иметь всегда актуальную информацию о состоянии всех внутренних заявок на госзакупки организации - как сводную по всем заявкам, так и по группам заявок (поданные, утвержденные, отклоненные, по видам закупок - публичная закупка, аукцион, конкурс, прямой счет), по каждой конкретной заявке;
автоматически формировать проекты конкурсной документации, протоколы конкурсных комиссий, счета и договоры с помощью выгрузки ранее введенной информации по заявке в файлы шаблонов конкурсной документации, протоколов конкурсных комиссий, счетов и договоров в формате MS WORD;
увязывать с электронной заявкой все документы, возникающие на этапе ее жизненного цикла, что облегчает учет и поиск необходимых документов по конкретной заявке - это протоколы конкурсных комиссий, версии документации на заключение государственного контракта, счета, договора и акты.
редактировать и обсуждать проекты конкурсной документации с сохранением в базе данных программы всех версий с указанием авторов и времени изменений;
формировать и отслеживать расписания комиссий по рассмотрению поданных на конкурс предложений поставщиков;
контролировать заключение государственных контрактов;
(дополнительно обсуждаемая возможность) - интеграция с бухгалтерскими, кадровыми программами и базами данных организации для импорта и экспорта общей информации, интеграция с СЭД Казначейства.

При внедрении во втором варианте, - в качестве общеорганизационной системы, устанавливаются клиентские места в подразделениях организации (например у ответственных по закупкам каждого подразделения, а также лиц, согласующих внутреннюю заявку в подразделении). В этом случае Система управления государственными закупками организации позволяет охватить все этапы - от инициации внутренней заявки в подразделении (в электронной форме), через систему внутренних согласований и контроля на этапах, предшествующих поступлению заявки в тендерно-договорного отдела, и далее - все те же возможности, которые описаны выше для тендерно-договорного отдела, отдела управления государственными закупками.

Расширенный вариант отличается дополнительной возможностью настройки маршрутов согласований вне отдела управления государственными закупками (тендерно-договорного отдела) и тем, что большая часть информации по заявке вносится в систему самими заявителями (например, ответственными по закупкам подразделения), а не сотрудниками отдела управления госзакупок. Сотрудники отдела только проверяют, уточняют, дополняют заявку и формируют конкурсную документацию, расписания и протоколы комиссий, договора и счета на основе всех внесенных данных.
Кроме того, при реализации расширенного варианта системы, контроль лимитов финансирования происходит автоматически на самом начальном этапе - уже при формировании заявки в подразделении, - система извещает заявителей о доступных остатках средств по статьям и видам закупок, а в случае превышения лимитов система не позволяет заявителю сохранить и подать заявку.

В системе реализована развитая система многоступенчатого учета финансовых ресурсов (до того, как заявка утверждена, средства по заявке резервируются, после ее согласования - вычитаются, также учитываются залоги организаций, участвующих в конкурсе на выполнение государственного контракта, и возврат этих средств).

В любом варианте реализации системы для всех пользователей и подразделений прописываются и разграничиваются права доступа - каждый сотрудник имеет доступ лишь к той информации и возможностям системы, которые необходимы ему для работы. Работа в системе происходит на основе персональной авторизации по имени пользователя и паролю на сервере. Плюс к этому возможно применение электронных цифровых подписей для утверждения ключевых документов и решений.

Для руководителей направлений реализованы возможности вывода сводной информации по существующим заявкам, - на рассмотрении, утвержденным, с нарушенными сроками рассмотрения, по подразделениям, по типам закупки, по статьям финансирования и т.п. - за различные периоды времени. В системе всегда можно отследить прохождение согласования по любой заявке - на каком этапе она находится, кто и когда ее согласовал, какие решения приняты и на чьем рассмотрении она находится в данный момент.

Для более быстрого и легкого освоения персоналом системы компания «Капитал Программ» разработала подробные Руководства пользователя, доступно и наглядно описывающие возможности и правила работы. Руководства дополняют проводимое при внедрении обучение пользователей и техническую поддержку.

Система управления государственными закупками построена на платофрме ТУРБО Х.